Descrizione del lavoro di un responsabile di ufficio con funzioni di segreteria: caratteristiche e requisiti

Anche con un piccolo staff, compreso solo il capo dell'azienda e dei suoi dipendenti, è necessario un dipendente responsabile, che sarebbe la forza organizzativa, in grado di dirigere e controllare il processo di lavoro - questa idea determina il testo della descrizione del lavoro del responsabile dell'ufficio.

Tale posizione richiede che il richiedente abbia una serie di competenze specifiche e un'istruzione adeguata, nonché la capacità di interagire con le persone. Tuttavia, questo elenco di requisiti non è limitato a.

Descrizione del lavoro

Già nella fase di richiesta di una posizione, un candidato può familiarizzare con un atto normativo che regola i suoi diritti, doveri e area di responsabilità in una società. Tale documento si chiama descrizione del lavoro. Si compone di cinque sezioni principali:

1. Disposizioni generali Contengono tutte le informazioni organizzative: il nome dell'impresa, la posizione ricoperta e l'unità strutturale a cui appartiene. Indica anche la subordinazione, la procedura per riempire una posizione e il licenziamento, nonché i requisiti educativi e di qualificazione.
2. Doveri. Questa sezione elenca le responsabilità del dipendente, nonché come implementarle.
3. I diritti del dipendente, ovvero tutte le funzionalità aggiuntive che contribuiscono all'effettivo svolgimento delle funzioni.
4. Una responsabilità. In conformità con questa sezione, la direzione decide in merito alla valutazione della qualità del lavoro, della promozione o dell'ammenda.
5. Il rapporto. Questa sezione regola tutte le comunicazioni con unità interne ed esterne che possono derivare dal dipendente nel processo di esercizio delle sue funzioni.

Principi di redazione delle descrizioni dei lavori

La base normativa per la preparazione di tali documenti è l'Elenco delle qualifiche dei posti di manager, specialisti e altri dipendenti (1998). Durante il suo sviluppo, è stata prestata molta attenzione alla descrizione della posizione e delle condizioni affinché il dipendente adempia alle sue funzioni. Le specifiche dell'opera sono incluse nel titolo del documento, ad esempio "Descrizione del lavoro del segretario" (direttore dell'ufficio o capo contabile).

Inoltre, se sono presenti due post con gli stessi nomi, ma con compiti diversi, è necessario preparare documenti diversi che riflettano queste differenze. Le descrizioni delle mansioni del responsabile dell'ufficio del personale hanno alcune differenze rispetto allo stesso atto normativo per il segretario.

Requisiti di Office Manager

In un modo o nell'altro, un candidato per una posizione dovrà guidare le persone. Possono essere solo un paio di persone in una piccola azienda o l'intero personale amministrativo in una grande impresa. Naturalmente, il richiedente deve essere un utente di PC fiducioso ed essere in grado di lavorare con altre apparecchiature per ufficio (scanner, stampante o fax). Il responsabile dell'ufficio è spesso un rappresentante dell'azienda, quindi un discorso obbligatorio e la capacità di scrivere lettere commerciali è un prerequisito. Molto spesso le aziende richiedono a tali dipendenti di conoscere le basi delle pratiche burocratiche e del diritto del lavoro. La competenza in almeno una lingua straniera è ancora un'abilità auspicabile, tuttavia, quando si applica per una grande impresa, questo è già uno dei requisiti obbligatori.

In alcuni casi, il responsabile dell'ufficio deve combinare le sue funzioni con le funzioni di altri dipendenti. Ciò porta ad un aumento delle competenze richieste. Pertanto, un responsabile di ufficio con le funzioni di un contabile deve avere un'istruzione adeguata e programmi speciali.

Responsabilità principali

Una tipica descrizione del lavoro di un responsabile di ufficio con funzioni di segreteria include i seguenti elementi:

• elaborazione della posta, sia in entrata che in uscita; la loro ridistribuzione all'interno dell'azienda;
• controllo sui tempi dell'adempimento degli obblighi derivanti da contratti e accordi;
• effettuare e ricevere chiamate in entrata;
• lavorare con clienti e rappresentanti di aziende partner;
• monitorare la disponibilità della cartoleria necessaria;
• mantenere le apparecchiature per ufficio funzionanti e chiamare specialisti in caso di guasto;
• distribuzione del tempo all'interno del programma di lavoro (in alcuni casi per il capo);
• organizzazione di eventi necessari (meeting, conferenze, viaggi di lavoro, feste aziendali);
• registrazione delle riunioni;
• aggiornamento e rifornimento di nuovi contenuti sul sito aziendale.

Questo elenco include solo i requisiti di base. Altre voci possono essere aggiunte conformemente alle specifiche del contratto di lavoro concluso. La descrizione del lavoro di un dirigente d'ufficio con le funzioni di un funzionario del personale, ad esempio, richiede che un dipendente conservi e fornisca tutta la documentazione contabile in modo tempestivo o sostituisca il capo del dipartimento del personale in caso di sua assenza.

Responsabilità aggiuntive

Oltre alle funzioni principali, la descrizione del lavoro del responsabile dell'ufficio contiene un elenco di responsabilità diverse, che possono variare a seconda delle indicazioni dell'azienda. Un responsabile di ufficio può essere tenuto a collaborare con le autorità amministrative, ovvero ottenere l'autorizzazione a condurre scambi, aprire una succursale di una società o sussidiaria, ecc.

Uno dei compiti più cruciali è l'effettiva gestione dell'azienda in assenza del suo direttore. Naturalmente, questo è possibile solo se il dipendente si è affermato come persona responsabile e affidabile su cui fare affidamento. Inoltre, la descrizione del lavoro del direttore dell'ufficio spesso contiene una clausola sulla necessità di redigere una procura generale. Tale documento può essere richiesto, ad esempio, per ricevere articoli postali di elevato grado di importanza.

Requisiti informali

Le grandi aziende di solito consentono in anticipo di familiarizzare con la descrizione del lavoro di esempio del responsabile dell'ufficio per i candidati per questa posizione, in modo da essere pienamente consapevoli dell'elenco dei requisiti e delle responsabilità.

Ma anche alla vista di tali poteri, il richiedente deve capire che rimane uno dei tanti impiegati dell'impresa. A questo proposito, non bisogna dimenticare ciò che non è indicato nella descrizione del lavoro. Un dirigente d'ufficio con le funzioni di segretario deve essere una persona che ha un delicato senso del tempo per poterlo distribuire secondo necessità.

Compiti per l'organizzazione del flusso di lavoro

Il requisito più importante per il suo lavoro è l'efficienza, quindi una persona che ricopre tale posizione è obbligata a consumare economicamente materiali per ufficio, a controllare la quantità di elettricità consumata.

Per gli altri dipendenti, il responsabile dell'ufficio è responsabile quasi alla pari con la testa. In virtù di ciò, deve garantire che le condizioni di lavoro siano conformi alle norme sanitarie e alle norme di sicurezza accettate. Infine, nell'esercizio delle sue funzioni dirette, il responsabile dell'ufficio ottiene l'accesso a documenti classificati, quindi uno dei requisiti è la firma di un accordo di non divulgazione su segreti commerciali o qualsiasi altra informazione che potrebbe danneggiare la posizione di mercato dell'azienda.

Diritti di Office Manager

Naturalmente, l'esecuzione di un tale numero di compiti consente a un dipendente di esercitare diritti speciali. Sono inoltre indicati nella descrizione del lavoro del responsabile dell'ufficio. L'essenza di alcuni di essi, come la capacità di accedere a informazioni riservate, deriva direttamente dalla necessità di adempiere alle proprie responsabilità lavorative. Altri sono associati a privilegi di potere. Pertanto, il responsabile dell'ufficio ha il diritto di chiedere al resto dei dipendenti di correggere gli errori commessi da loro in negligenza nei documenti di produzione, di stabilire per loro l'entità dell'incentivo o di applicare sanzioni per negligenza.

Spesso, il responsabile dell'ufficio è il collegamento tra dipendenti e decisori. Tale posizione gli consente di raggiungere migliori condizioni di lavoro e presentare desideri collettivi per migliorare la qualità del lavoro sia di un determinato dipartimento sia dell'impresa nel suo insieme.

Caratteristiche della descrizione del lavoro del responsabile dell'ufficio del reparto vendite

I dirigenti d'ufficio sono stati a lungo indispensabili in aziende grandi e non così grandi, quindi hanno bisogno di alcune abilità speciali per colmare un posto vacante. Un caso comune è quando più manager di ufficio con funzioni speciali, che sono supervisionati da uno, lavorano nella stessa azienda. Le descrizioni dei loro lavori essenzialmente coincidono, ma differiscono per un ulteriore set di funzioni.

Pertanto, se il responsabile dell'ufficio lavora nel reparto vendite, la sua descrizione del lavoro può contenere elementi come:

• ricerca di nuovi punti vendita;
• tenere traccia dei cambiamenti nella struttura della domanda;
• preparazione di documenti di reportistica sulle vendite perfette;
• lavoro diretto con il cliente per ricevere gli ordini e la loro successiva elaborazione;
• lavorare per informare i clienti su possibili cambiamenti nell'assortimento di merci e ricalcolo dei prezzi;
• organizzazione delle riunioni necessarie;
• firma di contratti per la fornitura di beni.

Ulteriori requisiti possono essere correlati alle specifiche dei prodotti offerti dalla società. Se la società è associata alla vendita di immobili, le funzioni del responsabile dell'ufficio possono comprendere la preparazione di opuscoli informativi e la preparazione di documenti specifici.

Responsabilità di Office Manager

In caso di inadempimento dei propri doveri, quando commette reati, tra cui la divulgazione di segreti commerciali o l'esecuzione di altre azioni pregiudizievoli per l'immagine dell'azienda, il responsabile dell'ufficio è responsabile in conformità con le norme dei codici amministrativo, civile e penale. Se all'organizzazione è stato arrecato un danno materiale, la punizione sarà imposta in conformità con le disposizioni del codice del lavoro.