Segretaria di professione. Il referente è

Molte ragazze sognano di iniziare una carriera con la posizione di referente segretaria. Questo è un desiderio completamente normale e ragionevole. Solo non tutti pensano a ciò che è necessario per questo (tranne per un aspetto attraente). Ma ne varrebbe la pena. Dopotutto, il referente non è solo un "bel viso" accanto al leader. Piuttosto, è una "guida" su tutte le questioni: una ragazza sapiente e intelligente che trova una via d'uscita da ogni situazione. Diamo un'occhiata più da vicino.

Quello che devi essere in grado di fare

In qualsiasi organizzazione, c'è un'istruzione del referente-segretaria. Contiene un elenco (a volte dettagliato, a volte non molto) di funzioni ufficiali. Questi includono abilità. Una persona che ha la fortuna di ottenere un tale lavoro dovrebbe essere in grado di comunicare con i clienti, negoziare (personale e telefonico), selezionare e organizzare materiali, preparare abstract e altro ancora. Cioè, è chiaro che questa persona dovrebbe avere molte abilità. Le specifiche dipendono dalla direzione dell'azienda. Quindi, ad esempio, un consulente legale è tenuto a comprendere le complessità legali. Succede che questa posizione è associata alla capacità di risolvere problemi organizzativi. In altre parole, il referente è la "mano destra" del leader. È sempre dietro le quinte, deve sapere tutto ciò di cui il capo ha bisogno per il suo lavoro.

Alcune domande "speciali" sulla professione

Qui vale un piccolo chiarimento di ciò che di solito è "nascosto dietro le quinte". Poiché il referente è proprio la persona che comunica più spesso con il capo, gli viene richiesto di avere alcune capacità diplomatiche. Perché? È semplice: il leader (soprattutto una grande squadra) non ha tempo di affrontare tutte le sfumature della relazione. Di solito è un uomo di lavoro. Quando qualcuno compie un compleanno, chi partorirà, chi ha figli - questo lo interessa solo in relazione ai momenti di lavoro. Tutte queste "piccole cose" ricadono sulle spalle dell'assistente segretaria. È obbligato a dire al capo quando le vacanze devono informare della tensione creata nella squadra (se vale la sua attenzione). Quindi si scopre che prima l'assistente stesso segretario deve capirlo, setacciare l'eccesso e quindi "caricare" il manager. Questo lavoro non è facile! Ma questo era dal campo dei doveri informali.

Funzioni principali

Quasi tutto il lavoro d'ufficio ricade nella quota dell'assistente segretario nelle piccole imprese. In gran parte - parte di esso. Cioè, dovrai imparare a comporre lettere, organizzare correttamente la ricezione e l'invio, la registrazione, la distribuzione (se presente) e così via. È chiaro che non si può fare a meno della perfetta conoscenza della lingua russa. Le lettere di errore sono il volto viziato dell'azienda. A volte è necessario che una persona con conoscenza delle lingue straniere lavori in questa posizione. Inoltre, il referente è la persona che collega tra loro i dipendenti dell'azienda (o dei suoi dipartimenti). Le sue funzioni includono la corretta distribuzione dei flussi di informazioni tra unità strutturali che lavorano su una cosa importante. Il referente è una professione piuttosto complicata, in quanto bisogna tenere a mente molti dettagli e fatti. Tutto ciò è necessario affinché il leader si senta a proprio agio, non essere distratto dalle sciocchezze della linea principale.

Qualità personali

Poiché il lavoro del referente si basa sulla comunicazione, selezionano una persona comunicativa e non conflittuale per la posizione. In qualsiasi azienda, questo è un post "chiave". La persona che lo occupa ha una grande influenza sia sul leader che sui colleghi. Pertanto, la decenza è semplicemente richiesta. Inoltre, l'assistente segretario dovrebbe essere puntuale, intelligente e persino creativo. Bisogna essere in grado di trovare una via accettabile per uscire da ogni situazione. Il revisore prima di tutto pensa al "volto" del suo datore di lavoro, quindi a se stesso. Il livello di responsabilità non è solo elevato, ma globale. Non tutti possono far fronte a un tale carico. Pertanto, è necessario riflettere attentamente prima di candidarsi per tale posizione. L'assistente segretario sul posto di lavoro dovrebbe essere in grado di mettere in secondo piano i suoi interessi. Il primo: tutto ciò che è necessario per far funzionare il capo. A proposito, questo è il motivo per cui il più delle volte le ragazze occupano questa posizione, poiché la cura del vicino nelle donne è nel sangue.

Informazioni confidenziali

È chiaro che con una comunicazione così stretta molti fatti che non dovrebbero essere resi pubblici saranno noti al referente. Questi non sono solo segreti professionali e segreti commerciali. Spesso, il segretario, come amico intimo, ha informazioni di fiducia e personali. Vale la pena ricordare che il referente è tenuto a conservare informazioni riservate. Questa è una delle sue principali abilità professionali.

Quale istruzione è necessaria

La testa cerca di scegliere un referente, in base alla direzione dell'attività. Cioè, il richiedente deve avere un diploma corrispondente al lavoro dell'azienda. Inoltre, le persone con una formazione legale sono spesso selezionate per questa posizione. Questo è utile se spesso devi concludere affari, preparare altri documenti. Tra i requisiti più semplici: fluidità in tutti i programmi per computer (ufficio), capacità di stampa (rapida e competente). Poiché il referente è, in effetti, un consulente, è necessario disporre delle competenze per trovare informazioni sia sul Web che offline. Una persona intelligente con una rapida reazione viene presa in una tale posizione più spesso rispetto al titolare del diploma "giusto", che non sa come padroneggiare rapidamente la situazione.

Posto di lavoro

Una posizione come referente di segreteria è ora in quasi tutti gli uffici. Spesso viene chiamato solo in quel modo e una persona svolge varie funzioni. Tutto dipende dalle dimensioni dell'azienda, dalle attività, dal numero di dipendenti. In alcune imprese, il segretario svolge anche le funzioni di ragioniere, in altri - un avvocato e così via. Questo è un ottimo inizio per una persona in cerca di crescita professionale. Per un breve periodo di tempo, puoi padroneggiare molte abilità, padroneggiare varie professioni, l'importante è capire il lavoro dell'azienda, "toccare" tutto con le tue mani. Ma devi "girare" molto velocemente. Poiché molte informazioni dovranno essere elaborate in modalità ad alta velocità. Ma se tutto funziona, allora le conoscenze acquisite saranno sufficienti per iniziare una salita indipendente verso quelle linee che definisci per te stesso. Ma questo non è affatto necessario. Dal momento che la professione di referente, se la prendi sul serio, è interessante in sé. Lei non lo lascia

correre in una direzione ristretta, padroneggiare costantemente tutti i nuovi volumi di conoscenza, migliorare.

Come ottenere un colloquio

Se decidi di occuparti di un lavoro così responsabile, dovrai presentare un curriculum per le offerte di lavoro disponibili. Assicurati di controllare l'alfabetizzazione delle risposte. Tieni presente che gli errori di ortografia ridurranno le tue probabilità a zero immediatamente. Lo stile dovrebbe anche essere un affare limitato. Ognuna delle tue parole sarà attentamente ponderata e deliberata. Quindi inizieranno le "prove". Dovrai dedicare un po 'di tempo per dimostrare che sarai in grado di essere un degno assistente del leader. Ogni azienda presenta i propri metodi. Tuttavia, preparati al fatto che devi parlare con vari funzionari, preparare diversi documenti ufficiali, rispondere a un paio di telefonate. Devi anche tener conto del fatto che il tuo aspetto sarà rigorosamente controllato. Cioè, "esamineranno" dalla testa ai piedi. Molto spesso, dovrai dimostrare uno stile di abbigliamento commerciale (trucco, acconciatura). È anche indesiderabile usare aromi forti. Pensa a ogni piccola cosa! Tutto in te dovrebbe essere discreto, ma attraente. Suggerimento: rimani modesto, ma fiducioso. Sii intelligente, ma non arrogante. Quindi tutto dovrebbe sicuramente funzionare!