Come creare profili di lavoro per trovare impiegati di valore?

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Prima di ogni manager o responsabile delle risorse umane, prima o poi, diventa la questione di riempire una posizione vacante. Scegliere un buon specialista non è un compito facile. A tal fine, i manager spesso redigono profili di lavoro che ti aiutano a navigare i requisiti per il candidato.

Definizione di un concetto

I profili professionali sono un insieme di competenze professionali e personali che un candidato per un lavoro deve soddisfare. Al momento, non esiste una descrizione formale delle caratteristiche che un rappresentante di una particolare professione dovrebbe possedere, e quindi i manager redigono questi documenti in modo indipendente.

Possiamo dire che il profilo della posizione è una sorta di standard in base al quale il dipendente deve adempiere ai propri doveri. La descrizione dovrebbe essere dettagliata e, soprattutto, realistica. Il documento dovrebbe visualizzare i seguenti elementi principali:

il posto e il significato della posizione nella struttura organizzativa di una determinata impresa;
responsabilità funzionali che devono essere svolte dal dipendente accettato per questa posizione;
un profilo che elenca le competenze chiave che un candidato per una posizione dovrebbe possedere;
qualità personali necessarie per l'esercizio di determinati compiti;
elenco minimo di requisiti che l'organizzazione presenta ai propri dipendenti.

Pertanto, possiamo dire che i profili professionali sono un insieme di caratteristiche che un dipendente deve soddisfare. Questo è uno standard specifico che descrive le responsabilità, nonché la qualificazione e i parametri personali del richiedente.

Perché ho bisogno di profili di lavoro

I responsabili delle risorse umane affrontano regolarmente la questione della chiusura di una posizione vacante. Non avendo elaborato un profilo esauriente della posizione, non è necessario procedere con la selezione diretta dei dipendenti. Questo documento è un suggerimento utilizzato nei seguenti casi:

selezione dei candidati per il posto vacante;
per la certificazione del personale già al lavoro al fine di rivelare il grado di conformità con la posizione ricoperta (ciò vale anche per i dipendenti che hanno superato il periodo di prova);
al fine di elaborare piani per la formazione del personale e la formazione avanzata;
se è necessario creare una riserva di personale per il futuro;
al fine di pianificare la crescita della carriera e l'ulteriore promozione dei dipendenti a posizioni senior nell'organizzazione.

Abbastanza spesso, il profilo professionale di un candidato per un posto è confuso con la descrizione del lavoro. La differenza fondamentale tra i due documenti è che il secondo è compilato sulla base di requisiti legali. La descrizione del lavoro è un documento generale che è preparato per la professione nel suo insieme e non per un dipendente specifico di una particolare organizzazione. Definisce le principali responsabilità e condizioni di lavoro. Un profilo professionale è un documento di natura locale che non ha requisiti chiari per contenuto e struttura. Il responsabile del personale (o altri impiegati del personale) lo compila in base alla propria esperienza o alla pratica generale dell'organizzazione.

Competenze professionali

Ogni posizione richiede a un dipendente di possedere determinate competenze. Queste sono le caratteristiche di qualificazione necessarie per l'esecuzione di determinati lavori. Pertanto, il profilo di competenza di un post di solito include i seguenti elementi:

pensiero strategico (implica la capacità di elaborare piani a lungo termine tenendo conto dei possibili rischi e opzioni alternative);
influenza sugli altri (la capacità di difendere il proprio punto di vista, nonché di convincere gli altri della sua correttezza);
capacità di problem solving (capacità di rispondere adeguatamente a situazioni e difficoltà non standard, nonché di trovare rapidamente delle soluzioni);
ricerca di informazioni (selezione e filtro dei dati, capacità di trovare e utilizzare fonti pertinenti);
capacità di lavorare con clienti e controparti (tenere conto degli interessi, comprendere la psicologia, soddisfare desideri e bisogni);
flessibilità (risposta rapida e processo decisionale in funzione di una situazione mutevole);
attenzione alla qualità (conoscenza e rispetto di tutti i requisiti e standard, nonché desiderio di miglioramento continuo).

A seconda della posizione in questione, l'elenco delle competenze può essere ampliato o ristretto. Il profilo professionale della posizione contiene non solo i requisiti, ma anche il grado di gravità (base, alto, massimo). Questo indicatore può essere determinato da un'intervista o mediante speciali test psicologici.

Come viene compilato

Redigere un profilo di un post è un processo piuttosto laborioso. La sua necessità è dovuta al fatto che questo documento consente di determinare i parametri che un dipendente prezioso dovrebbe avere. Dopo aver formulato correttamente il profilo, il personale delle risorse umane facilita notevolmente il processo di ricerca e selezione di nuovi dipendenti. Quando si compila un documento, vale la pena seguire una serie di raccomandazioni e regole:

Il titolo del post dovrebbe essere conciso e riflettere chiaramente la sua essenza. Vale anche la pena scrivere una breve descrizione che conterrà un elenco delle principali responsabilità del dipendente. Può essere presentato come un elenco di attività. Questa sarà la base del profilo del post.
L'elenco delle informazioni di base sulla posizione dovrebbe includere non solo l'ordine di lavoro, ma anche la dimensione del salario, che sarà uno dei punti chiave del colloquio. Vale anche la pena descrivere la gerarchia della subordinazione, nonché un elenco approssimativo di persone con cui il nuovo dipendente dovrà interagire.
Per svolgere mansioni lavorative richiede un insieme di competenze specifiche. Questo elenco non dovrebbe essere troppo ampio (non più di 10 punti). Può essere compilato sulla base dell'esperienza personale, della ricerca teorica, delle osservazioni dei dipendenti e di un'indagine sociologica. È possibile dividere le competenze in diversi gruppi (ad esempio, specifici e aziendali).

Il profilo dovrebbe essere sia conciso che capiente. Ciò ti consentirà di ottenere informazioni complete senza spendere troppo tempo per elaborarle.

Le principali fasi della creazione

Lo sviluppo di un profilo professionale comprende diverse fasi successive:

Nella prima fase della preparazione del documento, le descrizioni delle mansioni dovrebbero essere attentamente studiate, così come tutte le informazioni riguardanti le specifiche dell'azienda. Puoi condurre interviste con dipendenti o un sondaggio sociologico utilizzando moduli standardizzati.
Successivamente, viene determinato il cerchio di persone che saranno direttamente coinvolte nel lavoro. Molto spesso, gli specialisti delle risorse umane affrontano questo problema. Tuttavia, è anche importante coinvolgere gestori di altri servizi per i quali vengono compilati i profili. Il lavoro può essere svolto congiuntamente o separatamente con la successiva integrazione dei risultati in un documento di lavoro finale.
La terza fase prevede lo studio della struttura organizzativa dell'impresa al fine di determinare il posto di una posizione in essa. Dovrebbero essere identificati i subordinati, nonché i superiori immediati, a cui il nuovo dipendente terrà un rapporto.
Quella che segue è una descrizione dettagliata delle responsabilità funzionali che corrispondono a una posizione particolare. La base non è solo atti legali, ma anche esperienza personale in una determinata impresa.
Nella quinta fase, il responsabile del personale (o un altro specialista coinvolto nella preparazione del profilo) deve determinare l'elenco delle conoscenze e delle competenze che saranno necessarie per svolgere le mansioni lavorative. Si tratta di competenze professionali.
Avendo definito le competenze, è importante distribuirle in base al grado di importanza, nonché al livello al quale uno specialista dovrebbe possederle. Ciò faciliterà il processo di selezione.
Successivamente, i partecipanti al gruppo di lavoro devono determinare quali caratteristiche personali dovrebbe avere un candidato a ricoprire una posizione vacante. A volte i tratti del personaggio sono ancora più importanti delle competenze professionali, perché il secondo può essere sviluppato e il primo può diventare un serio ostacolo al processo di lavoro.
Nell'ottava fase, è necessario determinare i requisiti generali per il dipendente. Di solito si tratta di genere, età, livello di istruzione o esperienza lavorativa e così via. Vale la pena notare che i primi due segni non sono sempre appropriati da usare, perché la legge può interpretarli come discriminazione.
L'ultima fase prevede la definizione di criteri in base ai quali sarà determinata l'efficienza lavorativa del dipendente. Possono essere utilizzati durante il periodo di prova o per la valutazione periodica della qualità del lavoro dei lavoratori esistenti.

Vale la pena notare che questo algoritmo non è obbligatorio per la conformità in tutte le organizzazioni. A seconda delle dimensioni dell'impresa, nonché delle specifiche della sua struttura organizzativa, alcune fasi potrebbero non essere rilevate e potrebbero essere introdotte altre.

Raccolta di campioni

Al momento, non esiste un modulo unificato in base al quale sarebbe compilato un profilo dei requisiti per la posizione. E le professioni stesse in ciascuna impresa possono avere requisiti specifici. Tuttavia, i responsabili delle risorse umane hanno già sviluppato una certa pratica in base alla quale viene compilato un profilo professionale. Un esempio potrebbe essere simile al seguente:

titolo professionale secondo la tabella del personale;
breve descrizione (cosa dovrebbe fare il dipendente);
condizioni essenziali (programma di lavoro, livello di remunerazione, ecc.);
i requisiti proposti al candidato per la posizione (livello di istruzione, esperienza di lavoro in un determinato campo, determinate abilità speciali);
elenco esteso delle responsabilità lavorative;
competenze aziendali che un potenziale dipendente di una particolare organizzazione dovrebbe possedere;
test psicologici e altri metodi per valutare la conformità del dipendente con una posizione particolare.

Questo è un modello approssimativo. Molto spesso, questa è la struttura del profilo professionale. Il campione può essere espanso o ristretto, a seconda della struttura dell'organizzazione. È inoltre possibile inserire parametri aggiuntivi per post specifici.

Profilo delle risorse umane

Il responsabile del personale è una delle posizioni più responsabili nell'impresa, poiché la composizione qualitativa dei dipendenti dipende da questo dipendente. Pertanto, vengono richiesti requisiti speciali agli agenti del personale, che si riflettono in un documento come il profilo della posizione. Un campione può essere il seguente:

capacità lavorative con le persone (il responsabile del personale deve disporre di comunicazioni e risoluzione delle controversie);
coinvolgimento rapido (lo specialista delle risorse umane non dovrebbe essere indifferente, dovrebbe avere interesse a risolvere determinati problemi);
prendere iniziative in materia di miglioramento della struttura e della qualità del personale;
apertura alla comunicazione (questa qualità è necessaria alla luce delle caratteristiche specifiche della posizione);
entusiasmo nel risolvere i problemi attuali;
umore positivo, che verrà trasmesso a tutti gli altri membri del team;
capacità di condurre una conversazione (è il manager che svolge il ruolo principale nella conversazione con dipendenti potenziali e reali);
capacità di leadership;
capacità di parlare in pubblico (per presentare relazioni e relazioni al senior management, nonché per tenere seminari per subordinati);
pensiero non standard per prendere decisioni creative in situazioni di emergenza;
abilità oratorie, persuasività delle dichiarazioni;
velocità di pensiero e rapidità nelle azioni;
capacità di adattamento alle mutevoli condizioni (nonché assistenza ai neoassunti);
mancanza di paura del rischio (questa caratteristica dovrebbe essere moderatamente pronunciata);
indipendenza nel processo decisionale;
la capacità di sperimentare e trovare nuovi approcci alla gestione;
un senso dell'umorismo che aiuta a annullare le situazioni stressanti e stressanti.

Il profilo della posizione del dirigente responsabile della selezione del personale dovrebbe essere redatto con particolare attenzione, poiché questa posizione è una delle chiavi di qualsiasi impresa. Una persona che richiede questa posizione deve soddisfare pienamente i requisiti, perché è sulle sue spalle che la responsabilità della formazione del personale rimarrà.

Requisiti del responsabile vendite

Abbastanza spesso è possibile incontrare un posto vacante come un responsabile delle vendite. Nonostante il fatto che molti giovani inizino i loro percorsi di carriera con un lavoro simile, i candidati sono già abbastanza seri a questo stadio. Un profilo tipico di una posizione di direttore delle vendite è il seguente:

disponibilità per una comunicazione costante con una vasta gamma di persone (fornitori, clienti, clienti e così via);
capacità di prendere rapidamente decisioni a seguito di negoziazioni con controparti;
la capacità di mantenere un umore ottimista nella conversazione, oltre a creare un'atmosfera di fiducia;
creatività del pensiero (importante nella presentazione del prodotto);
la capacità di organizzare razionalmente il tuo tempo (poiché il lavoro comporta molte riunioni e negoziazioni quotidiane);
tono diplomatico in comunicazione con appaltatori e clienti;
equilibrio emotivo, capacità di mantenere la calma in situazioni stressanti, nonché di trovare rapidamente una via d'uscita dai conflitti;
la capacità di trovare un linguaggio comune con diversi tipi di personalità;
lealtà al prodotto venduto.

Vale la pena notare che viene fornito un profilo molto approssimativo della posizione. Un esempio può essere ampliato o abbreviato, in base alle esigenze di una particolare organizzazione.

Approcci di base al profilo professionale

Lo sviluppo di un profilo professionale può essere condotto secondo due approcci principali:

L'approccio situazionale implica che il documento sia compilato su una base di emergenza quando è urgente chiudere un posto vacante. Poiché il tempo è molto limitato, il documento è redatto in modo molto approssimativo, indicando solo i requisiti di base per un potenziale dipendente. In futuro, questo pezzo può servire a formare un profilo completo.
L'approccio metodologico implica un lavoro approfondito, a seguito del quale saranno sviluppate chiare caratteristiche della posizione, competenze necessarie, qualità personali e aree funzionali di responsabilità. Conterrà tutte le informazioni complete e pertanto sarà considerato un documento di lavoro nella ricerca e selezione del personale. Man mano che l'organizzazione subisce delle riforme, anche il profilo subirà delle modifiche.

risultati

Vale la pena notare che per una selezione efficace del personale è importante che il profilo della posizione sia redatto nell'azienda. È piuttosto difficile fornire un esempio di un documento unificato, poiché questo problema non è regolato dalla legge, ma rimane a discrezione dei dirigenti dell'impresa.

Il profilo è uno dei principali strumenti utilizzati nella selezione dei candidati per una particolare posizione vacante. Inoltre, in conformità con questo documento, è possibile effettuare periodicamente la certificazione del personale o la verifica in base ai risultati del periodo di prova. A seconda dei risultati dello studio, è possibile identificare le indicazioni per migliorare il livello di qualifica.

Quando si compila un profilo, è possibile utilizzare uno dei due approcci. Una situazione si verifica quando è urgente chiudere un posto vacante. In questo caso, la descrizione del lavoro può essere fatta approssimativamente indicando solo le caratteristiche principali. Se parliamo dell'approccio metodologico, viene sviluppato un documento dettagliato e dettagliato, che viene costantemente utilizzato nella pratica della selezione del personale.

Il processo tipico di sviluppo di un profilo professionale prevede il passaggio attraverso diverse fasi successive. Per cominciare, studiamo le caratteristiche della professione, così come i requisiti per essa, proposti da atti normativi. È inoltre necessario formare un gruppo di specialisti competenti che prenderanno parte alla preparazione dei documenti. Il profilo è compilato tenendo conto della struttura organizzativa dell'impresa, e quindi dovrebbe anche essere attentamente studiato. La parte principale del documento è una descrizione delle responsabilità lavorative di un potenziale dipendente, nonché i requisiti per le competenze. Vale anche la pena prestare attenzione alle qualità personali (socievolezza, resistenza allo stress e così via).