Descrizione del lavoro dell'archivista di esempio

La posizione di un impiegato di archivio si chiama archivista. Il compito principale di uno specialista in questo campo è quello di organizzare il lavoro dell'archivio stesso e la circolazione della documentazione in esso. Tali professionisti sono necessari ovunque vi sia un ampio turnover di documenti ufficiali, in particolare nelle organizzazioni legate all'assicurazione, alla finanza e in particolare alle imprese statali. Il documento principale a cui il nuovo dipendente dovrebbe fare riferimento è la descrizione del lavoro dell'archivista.

Disposizioni generali

Solo il capo dell'impresa può accettare o licenziare l'archivista. Inoltre, prima di tutto, dovrebbe fare riferimento alla legislazione attuale del paese. Le istruzioni dovrebbero indicare la persona che è il capo diretto dello specialista che detiene questa posizione.

Per lavorare come archivista, una persona deve ricevere una formazione professionale iniziale, e quindi può essere accettata per una posizione anche senza esperienza in questo campo. C'è un'opzione che una persona con istruzione secondaria o generale otterrà un lavoro, ma poi dovrebbe ricevere una formazione speciale in questa direzione. L'esperienza lavorativa per questa posizione è facoltativa.

Cosa dovrebbe sapere

La descrizione del lavoro dell'archivista dell'impresa suggerisce che il dipendente deve avere una certa conoscenza: è obbligato a studiare i regolamenti, le istruzioni e l'intero elenco di documenti legali relativi alla condotta degli affari nell'archivio in questa organizzazione. Inoltre, deve sapere come archiviare, utilizzare i documenti e anche in base agli standard da accettare e consegnare. Le sue conoscenze dovrebbero includere un sistema statale unico di lavoro d'ufficio. Inoltre, deve comprendere come vengono compilate le descrizioni dei documenti archiviati, quali di essi devono essere archiviati in modo permanente e quali solo temporaneamente, nonché redigere atti relativi alla loro distruzione.

La descrizione del lavoro dell'assistente archivista implica che deve sapere come vengono fatte le cose, in base a quali regole sono preparate per un uso e una sicurezza futuri, come vengono conservati i registri e le dichiarazioni preparate nell'azienda. Questa persona deve comprendere la struttura dell'azienda in cui lavora, nonché le regole per l'utilizzo delle attrezzature e tutti i mezzi tecnici necessari per eseguire i lavori in archivio. Inoltre, è tenuto a conoscere tutte le norme e le leggi interne dell'organizzazione, compresa la protezione del lavoro, la sicurezza antincendio, le routine e così via.

Doveri

La descrizione del lavoro dell'archivista di un istituto di bilancio suggerisce che dovrebbe svolgere determinate funzioni: eseguire lavori relativi all'archiviazione, preservare la documentazione che va all'archivio, registrare i documenti ricevuti, sviluppare la nomenclatura e verificare la correttezza della registrazione dei file prima dell'archiviazione. Se esiste una tale necessità, quindi crittografa le unità di archiviazione, sistematizza il posizionamento dei casi e li inserisce nel registro.

La descrizione del lavoro dell'archivista di un'istituzione medica suggerisce che dovrebbe preparare descrizioni sommarie della documentazione memorizzata, la sua distribuzione in unità temporanee e illimitate. Deve tenere registri e distruggere i documenti in modo tempestivo, la cui durata di conservazione è già scaduta, e anche sviluppare un sistema attraverso il quale sarà possibile trovare semplicemente e rapidamente il documento desiderato.

Altre funzioni

Inoltre, le sue responsabilità lavorative richiedono la presenza durante l'esame per la disponibilità di documenti per la scienza e non solo. Deve garantire che i documenti rimangano intatti e, se necessario, eseguire lavori di restauro con essi. Questo specialista assicura anche che i locali dell'archivio abbiano tutte le condizioni necessarie per la normale conservazione dei documenti.

L'archivista deve monitorare l'implementazione delle regole di protezione antincendio, nonché utilizzare mezzi tecnici moderni per lavorare con i documenti. Su richiesta dei dipendenti e dei visitatori dell'organizzazione, è tenuto a rilasciare copie o originali della documentazione archivistica, redigere riferimenti utilizzando le informazioni disponibili nell'archivio e preparare relazioni sul suo lavoro.

Diritti

La descrizione del lavoro dell'archivista medico suggerisce che ha determinati diritti. Può richiedere e ricevere documenti relativi al suo lavoro. Se necessario, può collaborare con specialisti di altri dipartimenti dell'azienda o di altre organizzazioni, se ciò lo aiuta a risolvere i suoi problemi competenti. Se c'è una tale necessità, allora può rappresentare gli interessi della sua azienda in altre organizzazioni su qualsiasi questione direttamente correlata al lavoro dell'archivio.

Una responsabilità

La descrizione del lavoro dell'archivista presuppone che sia responsabile del mancato adempimento dei suoi doveri e del lavoro di bassa qualità, della fornitura di informazioni false o distorte sui compiti svolti, del rifiuto di eseguire gli ordini delle autorità.

Inoltre, è responsabile di situazioni in cui sono state identificate violazioni, violazioni della sicurezza o altre azioni che minacciano il normale funzionamento dell'impresa e il dipendente non le ha notificate e non ha adottato alcuna misura per eliminare il problema. L'archivista è responsabile della violazione delle norme del lavoro.

Condizioni di lavoro

La descrizione del lavoro dell'archivista suggerisce che la direzione dell'organizzazione dovrebbe determinare le ore del suo lavoro in conformità con la legislazione del lavoro. In caso di necessità produttive, l'azienda deve fornirgli un posto di lavoro che tenga conto di tutte le norme e gli standard, nonché di tutto il necessario per la realizzazione di viaggi di lavoro, compresi quelli locali. Ha anche il diritto di firmare documenti di sua competenza.

Conclusione

Il documento principale su cui dovrebbe fare affidamento lo specialista per questa posizione è la descrizione del lavoro dell'archivista. Indipendentemente dall'organizzazione in cui opera, i diritti, gli obblighi, le funzioni e le conoscenze coincidono praticamente e possono variare a seconda delle esigenze di una determinata impresa e dei compiti che il team di gestione assegna ai suoi dipendenti.

Tale lavoro richiede attenzione, perseveranza, conoscenza delle norme di sicurezza per documenti importanti, conoscenza della valutazione del valore di determinati documenti, nonché capacità di organizzare, trovare e crittografare rapidamente i documenti. Un altro fattore importante sta lavorando con le persone, perché la professione di archivista comporta l'emissione e la ricezione di vari documenti, verificando la correttezza della sua compilazione e autenticità. Solo una persona attenta, pronta a lavorare con una grande quantità di informazioni e rappresentare gli interessi dell'azienda in altre organizzazioni, sarà in grado di svolgere correttamente e in modo affidabile le mansioni lavorative in questa posizione.