Video: D. Bonetti - "Responsabilità Professionale in ambito Medico" 29 Novembre 2014 2024, Potrebbe
Il flusso di documenti è un componente importante dell'attività e un elemento indispensabile della gestione di qualsiasi istituzione, organizzazione, impresa. I documenti aziendali devono essere adeguatamente composti, archiviati sistematicamente e spostati in modo ottimale. Con lo sviluppo dell'economia, aumentano i flussi di informazioni e il numero di documenti in tutte le sfere dell'attività umana. Pertanto, al giorno d'oggi, la domanda per una professione abbastanza nuova è in crescita: un gestore di documenti.
Chi è un gestore di documenti
Uno specialista di documenti è uno specialista che si occupa della registrazione e della contabilità della documentazione. Le professioni correlate sono segretaria, archivista, impiegato.
I documenti amministrativi della direzione devono essere adeguatamente redatti in conformità con gli standard e portati all'attenzione dei dipendenti, e precisamente di quelli a cui erano destinati gli ordini. I documenti tendono ad essere obsoleti, fuori circolazione. In questo caso, devono essere ordinati in base agli atti legislativi sulla tenuta dei registri e inseriti nell'archivio. Tutto questo è fatto da un gestore di documenti.
Le responsabilità lavorative di uno specialista di documenti possono sembrare noiose. Ma questo è solo a prima vista. Tramite le mani di un gestore di documenti, soprattutto se è l'unico responsabile della gestione dei documenti all'interno dell'azienda, tutti i flussi di informazioni passano attraverso, può tracciare il lavoro di tutti i dipartimenti e comprendere i meccanismi di attività e sviluppo dell'azienda.
Nelle grandi organizzazioni, le responsabilità degli specialisti nel lavorare con i documenti sono generalmente divise: progettazione, registrazione, accesso a un database elettronico, controllo dell'esecuzione, archiviazione sono svolte da persone diverse e persino interi dipartimenti.
Cosa deve sapere un gestore di documenti
Al fine di redigere correttamente i documenti in cui le informazioni sono presentate in modo conciso, chiaro e chiaro, uno specialista deve conoscere lo scopo e le forme di compilazione di tutti i tipi di documenti. Per sapere che aspetto ha un documento giuridicamente vincolante, deve possedere le basi della legge.
Poiché oggi la maggior parte dei documenti è archiviata su supporti elettronici ed è necessario uno scambio di informazioni al computer, lo specialista della gestione dei documenti deve comprendere il software. Deve creare database elettronici ed essere in grado di comunicare con il personale al servizio di sistemi automatizzati per la creazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti.
Per archiviare i documenti nell'archivio, uno specialista deve conoscere determinate regole e specifiche. Scopo dei documenti e loro riservatezza, termini, condizioni di conservazione - in base a questi criteri, è necessario ordinare i documenti nell'archivio e quindi creare un sistema di ricerca efficace.
Responsabilità della documentazione
Le responsabilità lavorative di un gestore di documenti in un istituto includono
- preparazione, contabilità, conservazione e controllo dei documenti;
- sistematizzazione del flusso di lavoro e garanzia della circolazione dei documenti;
- Organizzazione del flusso ottimale dei documenti all'interno dell'organizzazione;
- organizzazione della conservazione e sviluppo di classificatori della documentazione;
- smistamento, esame del valore e trasferimento all'archivio di documenti con validità scaduta;
- razionalizzazione della documentazione in arrivo;
- sviluppo di moduli standard e fogli di documenti;
- creazione di basi di documenti con la creazione di numeri e indici di registrazione e indirizzi di archiviazione elettronica;
- preparazione dei materiali necessari per riunioni, negoziati e riunioni.
Il principale responsabile della gestione dei documenti svolge i compiti ufficiali, in effetti lo stesso, ma con una maggiore percentuale di responsabilità, inoltre assegna compiti ai dipendenti di rango inferiore.
Responsabilità lavorative di un gestore di documenti in un istituto di istruzione
Un gestore di documenti presso un istituto di istruzione dovrebbe conoscere, tra gli altri atti legislativi, la legge della Federazione russa "sull'istruzione". Poiché gli asili e le scuole hanno un personale limitato, un responsabile dei documenti combina le funzioni di segretario, impiegato e impiegato, è guidato dalle raccomandazioni metodologiche per lavorare con i documenti negli istituti di istruzione (lettera del Ministero della Pubblica Istruzione della Federazione Russa del 02.12.2000 n. 03-51 / 64).
I compiti di un gestore di documenti in una scuola materna includono, tra l'altro, la preparazione di contratti di lavoro con i dipendenti e l'esecuzione di file personali e la tenuta di un libro per bambini. Lavora anche con un banco di registrazione militare e mantiene la documentazione adeguata se ci sono impiegati responsabili militari nell'istituzione.
Il responsabile del documento completa le funzioni ufficiali della scuola preparando bozze di documenti amministrativi sul movimento del contingente e compilando i file personali, tenendo un libro alfabetico degli studenti e tenendo conto delle ore di lavoro scolastico dei dipendenti della scuola, elaborando ed elaborando il trasferimento dei file personali degli studenti nell'archivio.
Gli istituti di istruzione superiore conducono non solo attività educative, ma anche scientifiche.
I doveri di un gestore di documenti presso un'università fanno sì che uno specialista almeno in generale comprenda il profilo di una determinata facoltà, perché deve preparare i documenti per le riunioni e le riunioni e conservare i verbali e le conversazioni telefoniche per conto del preside.
Qualità personali di uno specialista della gestione dei documenti
L'attenzione è la qualità più importante di uno specialista nel lavorare con i documenti. Precisione, scrupolosità e responsabilità completano l'elenco delle qualità personali necessarie per lavorare con documenti aziendali. Errori nei dati, violazione della legge, perdita di documenti possono costare molto all'azienda quando si conclude un contratto o un audit del personale.
I volumi di informazioni con cui lavora un gestore documenti richiedono buona memoria.
Per lavorare in qualsiasi campo, ha bisogno di perseveranza e alfabetizzazione quando lavora con le carte e nel campo della gestione del personale, delle capacità organizzative, della creatività e delle capacità comunicative.
Stabilire gli obiettivi giusti e lavorare con la struttura dell'azienda, le cosiddette qualità imprenditoriali, sono necessari al gestore del documento per organizzare il flusso di lavoro e il classificatore ottimali.
Spesso nelle piccole aziende il gestore dei documenti lavora da solo. L'auto-organizzazione, la disciplina e l'autocontrollo aiutano a organizzare un lavoro efficace.
Requisiti per la documentazione
Un solido quadro normativo per la gestione dei documenti richiede formazione. Pertanto, quando si assumono, è richiesto un diploma di un istituto di istruzione superiore o di un istituto di istruzione speciale secondaria nelle specialità "Documentazione", "Supporto alla documentazione di un'impresa". Esistono anche specialità correlate: "Supporto alla documentazione in giurisprudenza" o "Supporto informativo di un'impresa".
I documenti legislativi e statutari, amministrativi, normativi e di orientamento degli organi superiori relativi alla gestione dei documenti sono requisiti generali per i documenti che un gestore dei documenti dovrebbe conoscere. Le responsabilità lavorative richiedono conoscenze, o almeno le loro basi, sui metodi di analisi, ricerca, progettazione, implementazione e sviluppo di sistemi di documentazione, sulla progettazione e il funzionamento di sistemi di controllo automatizzati; organizzazione dell'archiviazione e programmazione di base.
Vantaggi e svantaggi della professione di document manager
La professione di document manager è universale. Un diploma e una conoscenza della specialità consentono al laureato di lavorare in qualsiasi organizzazione, perché il flusso di lavoro è ovunque. Questo è il principale vantaggio della professione.
Il secondo vantaggio può essere considerato l'opportunità di lavorare come amministratore, archivista, impiegato, assistente segretario, responsabile ufficio, assistente responsabile e non solo un gestore di documenti.
Il terzo vantaggio è che, nonostante il lavoro apparentemente di routine, il gestore dei documenti è al centro dei flussi di informazioni all'interno dell'organizzazione e possiede quasi tutti i suoi segreti. A volte, oltre al senior management, è l'unico proprietario di questi segreti.
L'esperienza lavorativa e lo spirito imprenditoriale consentono al gestore dei documenti di organizzare la propria attività per la fornitura di servizi di informazione, se lo si desidera.
I vantaggi della professione includono il lavoro in ufficio in buone condizioni, indipendentemente dal profilo dell'impresa e da un rigido programma di lavoro.
Gli svantaggi della professione documentaria sono l'uniformità e, soprattutto, una grande responsabilità.
Dove può lavorare un gestore di documenti?
Poiché i gestori di documenti che hanno ricevuto un'istruzione nel loro profilo possono lavorare con tutti i tipi di documenti (contabilità, personale, scientifico e tecnico), possono essere richiesti in varie organizzazioni:
- nelle autorità, sia locali che statali;
- negli organi direttivi dipartimentali;
- nei servizi di archiviazione e documentari di ingegneria e progettazione, istituti di ricerca, strutture sanitarie, d'archivio, bibliotecarie e museali, forze dell'ordine;
- nei servizi amministrativi e nei dipartimenti delle strutture commerciali: scartoffie, gestione degli uffici, gestione del personale;
- nel settore dello sviluppo di sistemi di informazione, consulenza sulla documentazione, audit sulla sicurezza delle informazioni.
La crescita della carriera di un gestore di documenti dipende dal luogo di lavoro. In grandi strutture, può arrivare al direttore degli affari, in piccolo - al vicedirettore. L'apice di una carriera nella gestione dei documenti può essere considerato la preparazione dei documenti per il governo e il presidente della Federazione russa.
